A rotina financeira das empresas brasileiras é frequentemente marcada por uma pesada carga de tarefas manuais, repetitivas e onerosas. Muitos gestores e analistas financeiros ainda gastam horas valiosas em conciliações e lançamentos manuais feitos à mão, muitas vezes recorrendo a planilhas dispersas: um modelo humoristicamente chamado de “Sistema Avançado de Planilhas (SAP)” no jargão financeiro.
Essa dependência de processos manuais gera uma série de problemas, desde lentidão, erros e retrabalho até a falta de visibilidade e controle sobre o fluxo de caixa, comprometendo a produtividade e a saúde financeira do negócio.
Os desafios dos lançamentos manuais
Os lançamentos manuais ainda são um grande desafio para empresas de diferentes setores, impactando diretamente no tempo, produtividade e qualidade das informações financeiras. O preenchimento de dados em sistemas distintos, a consulta a extratos de várias contas bancárias (sendo que empresas brasileiras possuem, em média, três contas) e a conciliação linha por linha consomem horas de trabalho.
Boa parte da rotina do departamento é dedicada ao pagamento de funcionários, fornecedores e à emissão de boletos, tarefas que continuam sendo feitas com registros paralelos em planilhas manuais. Essa dinâmica aumenta o risco de falhas, já que a entrada manual de dados abre espaço para erros de digitação, fórmulas quebradas e inconsistências que podem comprometer decisões estratégicas.
Outro problema recorrente é a falta de visibilidade e controle sobre quem realizou cada pagamento. Em transações via TED, TEF ou Pix, identificar a contraparte nem sempre é simples, o que dificulta a conciliação com notas fiscais ou faturas e atrasa o reconhecimento da receita.
Isso faz com que o setor financeiro faça a gestão mais como um retrovisor, olhando para o passado em vez de antecipar cenários futuros. Mesmo quando as empresas já contam com ERPs, muitas ainda precisam recorrer a planilhas paralelas para conciliar lançamentos e conseguir visibilidade do caixa.
A solução: Automação, Inteligência Artificial e Open Finance
A boa notícia é que a tecnologia atual oferece um caminho claro para superar esses desafios, transformando a gestão financeira de reativa para proativa. A combinação de automação, Inteligência Artificial (IA) e Open Finance emerge como a tríade fundamental para abandonar os lançamentos manuais.
- Automação: Consiste em sequências programadas de ações que ocorrem automaticamente com base em gatilhos predefinidos. Ela otimiza processos como emissão de notas fiscais e cobranças, monitoramento de contas bancárias e conciliação de recebimentos, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência operacional. Para contratos recorrentes, a automação é crucial para garantir previsibilidade e reduzir falhas.
- Inteligência Artificial (IA): A IA está tornando a entrada manual de dados opcional. Sistemas inteligentes podem reconhecer e extrair dados automaticamente de documentos fiscais, extratos e comprovantes, categorizando-os sem (ou com pouca) intervenção humana. Isso reduz drasticamente erros operacionais, economiza tempo e aumenta a produtividade. A IA também aprende com dados históricos, reconhece padrões e gera previsões, antecipando riscos e sugerindo ajustes para uma gestão financeira mais estratégica. A Limoney, por exemplo, utiliza IA para automatizar até 80% das conciliações financeiras.
- Open Finance: O Open Finance, iniciativa regulada pelo Banco Central do Brasil, permite o compartilhamento seguro e gratuito de dados financeiros entre instituições autorizadas. Para as empresas, isso significa a capacidade de consolidar todas as movimentações bancárias em um único lugar, eliminando as incansáveis consultas diárias aos extratos bancários. Ele enriquece os dados transacionais, fornecendo informações mais detalhadas sobre a contraparte nos pagamentos, o que permite uma conciliação mais precisa e com maior grau de automação, especialmente para Pix e transferências bancárias. Ana Carla Abrão, presidente da Associação Open Finance, destaca que “quem não está no Open Finance hoje está em desvantagem competitiva”.
Como sair dos lançamentos manuais com o Painel Financeiro Limoney
A Limoney, uma fintech focada em transformar a gestão do fluxo de caixa, oferece o Painel Financeiro Limoney como uma solução integrada que utiliza Open Finance e Inteligência Artificial para automatizar as rotinas de Contas a Receber e do Contas a Pagar, tornando as empresas até 80% mais produtivas.
Veja como a plataforma facilita a transição dos lançamentos manuais:
- Entrada de dados simplificada: Esqueça as horas digitando. A entrada de dados no sistema pode ser feita de três formas eficientes: importando um arquivo template (Excel) de seus sistemas comerciais, registrando vendas e contratos diretamente na plataforma Limoney, ou através de integração via API. Para vendas recorrentes, o um único input de dados inicial é suficiente, exigindo ajustes apenas se houver variação de valor.
- Emissão e envio automatizado de documentos: A plataforma automatiza a emissão de boletos e notas fiscais, integrando-as diretamente à rotina financeira. O sistema também pode enviar lembretes automáticos de pagamento por e-mail ou SMS para clientes com pagamentos pendentes, reduzindo a inadimplência e o esforço manual da equipe. A Limoney também está implementando uma régua de faturamento e cobrança parametrizável, que define prazos e intensidade das ações.
- Conciliação bancária automática com IA e Open Finance: O Painel Financeiro Limoney centraliza todas as suas contas bancárias em uma única interface via Open Finance, proporcionando dados enriquecidos para a identificação das contrapartes nos pagamentos. A Inteligência Artificial da Limoney realiza a conciliação automática de extratos com os recebimentos previstos, identificando pagamentos, duplicidades ou divergências com até 80% de automação. Isso elimina a necessidade do Excel e do retrabalho manual.
Com o apoio da Inteligência Artificial, a gestão de negócio é potencializada por relatórios precisos e conciliações confiáveis, liberando a equipe financeira para se dedicar a análises mais profundas, à definição de estratégias e ao fortalecimento do relacionamento com os clientes.
Benefícios de uma gestão financeira automatizada
A transição dos lançamentos manuais para um sistema automatizado traz vantagens competitivas inegáveis:
- Redução de erros: Eliminação de falhas humanas na digitação e conciliação.
- Eficiência e economia de tempo: Tarefas repetitivas são realizadas em segundos, liberando a equipe para focar em análises de maior valor agregado.
- Melhora do fluxo de caixa: Cobranças regulares, lembretes automáticos e conciliação ágil aceleram os recebimentos e reduzem a inadimplência.
- Decisões mais assertivas: Dados organizados, atualizados e enriquecidos permitem tomadas de decisão rápidas e fundamentadas.
- Segurança e compliance: Processos alinhados às normas legais e fiscais, com rastreabilidade e redução de riscos de fraude.
- Escalabilidade: A empresa consegue gerenciar um volume maior de contratos e clientes sem perder qualidade ou eficiência.
Conclusão
Controlar as finanças com lançamentos manuais em planilhas e processos desconectados é um modelo operacional que não se sustenta no cenário dinâmico e digital atual. Como destacou Irene Barretto, CEO e Cofundadora da Limoney, “automatizar a entrada de dados com IA não é apenas sobre ganhar tempo, é sobre liberar o time financeiro para atuar de forma mais valiosa, com foco na análise dos dados e na tomada de decisão”.
Investir em tecnologia no dia a dia financeiro da empresa é uma condição básica para ganhar competitividade e promover a sustentabilidade e o crescimento do negócio a longo prazo.
