A escolha entre uma Planilha de Contas a Receber e um Software Financeiro especializado, como o Painel Financeiro Limoney, reflete uma transição que está a todo o vapor no mercado brasileiro: entre a gestão operacional manual e a automação estratégica da tesouraria.
Embora as planilhas de Contas a Receber ainda sejam amplamente utilizadas, o software de Contas a Receber oferece benefícios de produtividade, precisão e previsibilidade que a gestão manual não consegue sustentar, especialmente em um mercado dinâmico.
A seguir, apresentamos uma comparação detalhada das duas tecnologias:
1. Planilha de Contas a Receber (Controle Manual)
A planilha de Contas a Receber (geralmente Excel ou Google Sheets) ainda é uma ferramenta comum, especialmente em pequenos negócios. Profissionais de finanças relatam que dependem de planilhas Excel para registro e conciliação de pagamentos, muitas vezes utilizando extratos bancários de forma manual.
Principais Vantagens do Controle Manual com Planilhas:
Planilhas como o Excel ainda são amplamente utilizadas, indicando os benefícios percebidos de custo e simplicidade:
• Familiaridade e Uso Generalizado: Planilhas como o Excel são ferramentas tradicionais, e profissionais de finanças relatam já estarem adaptados a usar a ferramenta para o registro e conciliação de pagamentos.
• Simplicidade para Pequenos Registros: O Excel ainda é a ferramenta mais utilizada para registros inconstantes ou pequenos recebimentos. Para algumas microempresas e MEIs, o controle ainda é feito manualmente.
• Custo Percebido como Viável/Baixo: Para empresas de pequeno porte, há uma preocupação de que o custo de um sistema integrado poderia ser inviável. Embora sistemas de conciliação automática possam ser acessíveis, o custo de sistemas integrados é uma barreira percebida por pequenos negócios, o que sugere que a planilha é vista como uma alternativa de custo zero ou muito baixo.
Principais Desafios do Controle Manual com Planilhas:
Muitas empresas e profissionais enxergam o preço como a principal vantagem da conciliação manual. Mas a ideia de que planilhas são uma solução sem custos é um mito. Embora a planilha de Contas a Receber em si possa ser gratuita ou de baixo custo, o processo manual que ele exige tem um preço alto em tempo e precisão. Saiba mais:
• Alto Volume de Trabalho Manual e Retrabalho: A conciliação manual em planilhas consome grande volume de atenção e organização. Processos como pagar funcionários e emitir boletos de mensalidades são os que mais consomem tempo do financeiro.
• Risco de Erros e Dados Imprecisos: O modelo manual gera retrabalho e pode levar a erros. Há suscetibilidade a erros de digitação, fórmulas quebradas e falta de versionamento, o que resulta em decisões imprecisas.
• Falta de Clareza na Conciliação: Para empresas B2B que recebem via Pix ou transferências, a falta de identificação da contraparte no extrato bancário (nome, CNPJ ou CPF do pagador) transforma a conciliação em um obstáculo, exigindo a associação manual das transações com notas fiscais ou contratos. A ausência de um bom processo de conciliação bancária compromete todo o planejamento de caixa.
• Inviabilidade em Alto Volume: Empresas de TI, por exemplo, mesmo pequenas, podem ter milhares de lançamentos em poucos meses, algo que a conciliação manual não resolve de forma satisfatória.
O consultor financeiro Carlos Vinicius C. Ramos, da Coolab Digital, alerta que empresas que ainda usam planilhas e processos manuais investem muito tempo na execução dessas rotinas, o que é improdutivo e ineficiente, além de estarem mais suscetíveis a erros e perda de dados.
2. Software de Contas a Receber
O software de Contas a Receber, com foco em automação, IA e Open Finance, transforma a gestão do Contas a Receber de uma rotina operacional e manual em um processo dinâmico e de alto valor agregado.
A Limoney, por exemplo, oferece o Painel Financeiro, uma solução para que as empresas sejam até 80% mais produtivas na gestão do seu dia a dia financeiro, automatizando o conjunto de rotinas de Contas a Receber, a Pagar, Controle da Inadimplência e Gestão do Fluxo de Caixa.
As principais vantagens dos softwares de Contas a Receber são:
Principais Vantagens da Automação com Software de Contas a Receber:
| Funcionalidade | Vantagem da Automação com Software de Contas a Receber |
| Conciliação | É feita automaticamente com integração bancária e regras de conciliação. O Painel Financeiro Limoney, por exemplo, pode conciliar automaticamente até 80% dos recebimentos previstos com pouca intervenção humana. A IA sugere lançamentos próximos para aqueles não identificados ou com diferença de valor, economizando tempo na busca manual. |
| Visibilidade e Centralização | O Open Finance permite centralizar os dados de Contas a Receber e as transações bancárias de múltiplas contas em uma única interface, proporcionando dados mais ricos para a identificação da contraparte. Isso facilita a conciliação e oferece uma visão consolidada do fluxo de caixa intra diariamente. |
| Entrada de Dados | A Inteligência Artificial é capaz de fazer leitura e extração automática de dados de documentos fiscais ou não fiscais, como notas fiscais e boletos (via OCR e Machine Learning), para input automático no sistema. Isso torna a digitação opcional e reduz erros operacionais. |
| Gestão da Inadimplência | Dashboards mostram a inadimplência por cliente ou período, tornando possível estabelecer ações específicas para reduzir atrasos. |
| Previsibilidade e Planejamento | Permite o registro rápido de contratos para ter o fluxo de caixa futuro na palma da mão. A IA potencializa a análise estratégica, gerando previsões mais confiáveis e antecipando riscos de caixa negativo. |
Com essas vantagens, o software de tesouraria se torna um centro de inteligência do caixa, facilitando decisões mais rápidas e precisas com base em dados reais.
Principais Desafios dos Softwares de Contas a Receber
Os softwares de Contas a Receber modernos, que usam IA e Open Finance como parte de sua solução, enfrentam desafios que se concentram sobretudo no seu custo (aquisição e instalação) e na adoção de uma nova forma de executar as tarefas do dia a dia financeiro da empresa.
1. Desafios de Custo e Adequação
• Custo para Pequenas Empresas: Muitas PMEs ainda percebem sistemas financeiros como caros ou inviáveis. Porém, quando bem implementadas, as ferramentas tecnológicas podem reduzir significativamente o custo operacional, oferecendo uma relação custo-benefício muito superior.
• Adequação Funcional: no que tange os ERPs, muito difundidos no mercado, apesar de modernos, costumam falhar nas tarefas de conciliação bancária e gestão de caixa, pois seu foco é contábil. A maioria não oferece gestão de caixa de forma robusta e precisa, o que leva empresas a abandonarem as soluções contratadas.
2. Gargalos no Open Finance e na Qualidade dos Dados
Embora seja fundamental para a automação financeira, o Open Finance ainda apresenta algumas limitações pontuais para Pessoas Jurídicas em algumas instituições financeiras:
• Jornada de Consentimento: o processo de autorização para compartilhamento de dados em caso de empresas com múltiplas alçadas, em alguns bancos, ainda pode apresentar falhas, dificultando a interoperabilidade dos dados.
• Qualidade dos dados: em algumas instituições financeiras, os dados compartilhados ainda não seguem a especificação do Banco Central do Brasil.
Como o Painel Financeiro Limoney supera os principais desafios dos softwares de Contas a Receber?
O Painel Financeiro Limoney foi desenvolvido especificamente para automatizar as atividades diárias de gestão de caixa.
O Painel Financeiro Limoney centraliza dados das contas bancárias através do Open Finance e centraliza o controle do Contas a Receber e a Pagar, oferecendo uma visão consolidada e completa do fluxo de caixa. Seu foco é gerar valor imediato por meio de insights e previsibilidade, compensando a complexidade da adoção.
A empresa acompanha de perto as mudanças e discussões promovidas pelo Banco Central e pela Associação Open Finance Brasil para a facilitação da jornada de consentimento PJ no ecossistema Open Finance.
Em outra frente, a Limoney também ataca a percepção de custo elevado para PMEs de duas maneiras: oferecendo uma proposta de valor clara baseada em ganho de produtividade e fornecendo modelos de acesso flexíveis de acordo com volume transacional da empresa. Para que as empresas experimentem os benefícios, a plataforma disponibiliza 30 dias grátis do “Plano Automação” (o plano mais robusto). Essa oferta permite que inclusive pequenos negócios avaliem a solução sem investimento inicial.
A plataforma propõe reduzir o trabalho operacional do financeiro em até 80%. Essa eficiência operacional é o principal argumento para demonstrar que o custo do sistema se torna competitivo em sua relação custo-benefício. A automação transforma o tempo que seria gasto em tarefas manuais (como conciliação e emissão de boletos) em tempo livre para outras atividades de maior valor agregado. O sistema OCR da plataforma, aliado à Inteligência Artificial, permite ler automaticamente notas fiscais, contratos e outros documentos automaticamente, por mais que estes variem em design – já associando os dados obtidos com entradas e saídas identificadas via Open Finance.
Conclusão: Software como Vantagem Competitiva
Por mais que os desafios que o ecossistema financeiro e digital brasileiro ainda enfrenta, o software de Contas a Receber é claramente a opção superior, pois transforma a gestão de caixa num importante instrumento de inteligência e estratégia empresarial.
Enquanto a planilha de Contas a Receber/Pagar está sujeita a erros humanos, falta de rastreabilidade e ineficiência operacional, as soluções automatizadas, como o Painel Financeiro Limoney, garantem eficiência, redução de erros e maior controle financeiro.
Aderir à automação é cada vez mais uma condição essencial no mercado, pois permite que o time financeiro se dedique menos a tarefas manuais e mais a análises estratégicas, potencializando a capacidade de decisão.
