Diversos desafios dificultam a gestão do fluxo de caixa nas empresas, por motivos que vão desde desorganização operacional até a falta de tecnologia adequada
A conciliação de contas é uma atividade essencial para a conformidade financeira e contábil das empresas. Como tal, apresenta desafios significativos, que podem comprometer a precisão dos registros, a eficiência dos processos e mesmo a previsibilidade do fluxo de caixa.
Neste artigo, abordaremos os principais desafios enfrentados pelas empresas nesse processo e apresentaremos possíveis ações para superá-los de maneira eficaz.
O que é Conciliação?
A conciliação é uma atividade do setor financeiro das empresas, com impacto relevante na auditoria, controladoria e contabilidade. Seu objetivo é analisar se o conjunto de dados nos registros financeiros internos correspondem precisamente aos dos documentos externos, como extratos bancários, informando quais registros divergiram. As divergências de conciliação podem acontecer em valores, datas, contrapartes, bancos onde foram executados, meios de pagamento ou recebimento, ou seja, qualquer dado que faça parte do registro.
Essa verificação evita pagamentos indevidos, erros contábeis e possíveis fraudes, além de assegurar conformidade junto aos órgãos fiscalizadores e padronização no que se refere a administração e registro de informações.
Para entender melhor, vamos usar o exemplo de um hotel. Suponha que, em três dias diferentes, seu hotel tenha recebido hospedagens, cujos pagamentos foram realizados pelos clientes com cartão de débito: R$1.200 no primeiro dia, R$ 800 no segundo e R$1.500 no terceiro.
Esses valores foram registrados no seu sistema interno, que pode ser uma planilha no Excel ou um sistema de gestão financeira. Ao final da semana, é essencial verificar se os pagamentos feitos pelos hóspedes realmente foram creditados na conta bancária do hotel e se as notas fiscais e/ou faturas de prestação de serviços justificam os recebimentos que foram realizados.
Para isso, o responsável pela conciliação acessa o extrato da conta e compara todas as entradas com os registros fiscais e financeiros de seus sistemas, garantindo que não haja inconsistências. É isso que se chama conciliação de contas.
Pode-se dividir a conciliação de contas de diferentes formas, cada uma atendendo a diferentes necessidades de cada negócio.
A Conciliação contábil, por exemplo, analisa periodicamente os saldos das contas contábeis para garantir que refletem a realidade da empresa. Já a Conciliação fiscal confere os lançamentos fiscais para garantir a conformidade com as normas tributárias, prevenindo erros e evitando problemas fiscais.
Independentemente do tipo, a conciliação de contas é uma prática essencial para a saúde financeira e a conformidade das empresas. Ao adotar processos de conciliação bem estruturados, as organizações reduzem riscos, aumentam a transparência e garantem maior precisão em suas demonstrações financeiras.
Como a conciliação de Contas impacta o Fluxo de Caixa?
Uma boa conciliação impacta o fluxo de caixa à medida em que evita erros, fraudes e pagamentos indevidos. Também conforme garante que os pagamentos sejam feitos no prazo correto, evitando multas e juros por atraso.
Além disso, a conciliação de contas ajuda a manter maior previsibilidade no fluxo de caixa. Na medida em que todos os pagamentos e recebimentos estão registrados no sistema financeiro da empresa conciliados com extratos bancários e demais documentos, a tesouraria, com o apoio da auditoria e controladoria, pode acompanhar o caixa com mais segurança, além de usar os dados do cenário atual como fontes para uma projeção futura.
Quais os principais desafios de conciliação de contas a pagar e contas a receber nas empresas?
Como vimos, o processo de conciliação de contas é essencial para a saúde financeira do negócio. Como todo o processo importante, a conciliação também está suscetível a vários erros. Os mais comuns são:
Falta de Organização
Sem uma sistematização adequada, torna-se difícil monitorar prazos de vencimento, valores devidos e destinatários dos pagamentos. Essa desorganização pode resultar em pagamentos atrasados ou esquecidos do lado dos pagamentos, acarretando multas e prejudicando o relacionamento com fornecedores. Também pode acarretar problemas de gestão de inadimplência nos recebimentos. Além disso, dificulta a identificação de inconsistências nos registros financeiros.
Ausência de Ferramentas de Automação
A dependência de processos manuais na conciliação de contas aumenta a probabilidade de erros humanos, como lançamentos incorretos ou duplicados – especialmente à medida que o volume de transações cresce. Ferramentas de automação tornam o processo mais rápido e assertivo.
Dificuldade na Identificação de Transações
Identificar corretamente cada transação é vital para a precisão dos registros financeiros. No entanto, quando há divergências nos valores ou múltiplos títulos com o mesmo montante, o processo de conciliação se torna mais complexo.
Essa dificuldade pode levar a erros de lançamento, como a baixa incorreta de títulos ou a não identificação de pagamentos ou recebimentos específicos. Consequentemente, a visibilidade financeira da empresa é prejudicada, dificultando a tomada de decisões informadas.
O Open Finance traz um aliado muito interessante, pois ele identifica a contraparte, com CPF ou CNPJ, de muitas transações, mesmo registros de igual valor podem ser conciliados com mais facilidade e precisão.
Falta de Documentação de Suporte
A perda de documentos essenciais para pagamentos pode complicar o processo de conciliação.
Situações em que documentos comprobatórios não são encontrados exigem que a equipe financeira entre em contato com clientes ou fornecedores para obter esclarecimentos, gastando mais tempo.
Além disso, a falta de registros adequados impede a verificação de transações passadas, dificultando auditorias e análises financeiras.
Pagamentos Duplicados ou Faltantes
A ocorrência de pagamentos em duplicidade ou a omissão de pagamentos pode afetar negativamente o fluxo de caixa da empresa.
Pagamentos duplicados resultam em desembolsos desnecessários, enquanto pagamentos faltantes podem levar a cobranças adicionais, juros e até mesmo ações legais por parte de credores.
Além do impacto financeiro imediato, essas falhas podem prejudicar a reputação da empresa perante fornecedores e parceiros.
Descontrole de Vencimentos
A falta de controle sobre as datas de vencimento das obrigações financeiras pode resultar em atrasos nos pagamentos, acarretando juros, multas e deterioração do relacionamento com fornecedores.
O descontrole de vencimentos também dificulta o planejamento do fluxo de caixa, uma vez que pagamentos inesperados podem surgir, comprometendo a liquidez da empresa.
Gestão ineficaz da inadimplência
A falta de conciliação dos recebimentos pode gerar um tratamento inadequado dos casos de inadimplência ou atraso de clientes, com impacto no fluxo de caixa. Idealmente, a conciliação e a cobrança devem ser processos “conectados”, evitando que os danos da inadimplência tragam maiores prejuízos para a empresa.
Como resolver
Vários procedimentos podem mitigar esses desafios. Em primeiro lugar, a criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) que orientem a execução das tarefas é uma estratégia importante para garantir consistência e qualidade nos processos. Quando as etapas do processo de conciliação são claras e bem definidas, a equipe financeira pode trabalhar de forma mais organizada e eficiente, minimizando erros e omissões.
Outro ponto fundamental é o investimento em programas de conciliação automatizados. A automação permite agilizar as reconciliações, reduzindo significativamente o risco de erros humanos, especialmente em empresas que lidam com grandes volumes de transações. Além disso, a tecnologia libera a equipe financeira para se dedicar a atividades mais estratégicas e analíticas, potencializando a gestão financeira como um todo. A Limoney está trabalhando para facilitar a conciliação usando Open Finance e processamento inteligente de documentos com inteligência artificial.
Organização é a palavra-chave quando se trata de evitar problemas de conciliação. Utilizar sistemas que permitam a categorização detalhada das transações e o uso de identificadores únicos para cada operação facilita muito a identificação e resolução de discrepâncias. Um sistema de arquivamento eficiente, preferencialmente digital, assegura que as informações financeiras estejam sempre íntegras e disponíveis.
Para manter o controle sobre as obrigações financeiras, é recomendável usar sistemas de alerta para vencimentos. Essas ferramentas ajudam a garantir que os pagamentos sejam feitos pontualmente, evitando juros, multas e problemas com fornecedores. Além disso, estabelecer controles rigorosos, como a revisão periódica das contas a pagar e a implementação de alertas para pagamentos pendentes, contribui para um fluxo de caixa mais saudável.
Outro aspecto essencial é a definição clara das responsabilidades dentro da equipe. Quando cada membro sabe exatamente quais são suas funções e tarefas no processo de conciliação, as atividades são realizadas de maneira mais eficiente e responsável. Estabelecer uma matriz de responsabilidades clara é uma medida simples, mas de grande impacto na gestão do time financeiro.
Por fim, a conciliação eficiente também depende do desenvolvimento contínuo da equipe. Investir em treinamento e capacitação faz com que os colaboradores estejam sempre atualizados sobre as melhores práticas e ferramentas disponíveis, melhorando a produtividade e a precisão dos trabalhos realizados.
Com a adoção dessas estratégias, as empresas conseguem otimizar suas operações financeiras, garantir maior conformidade regulatória e tomar decisões mais embasadas e seguras.
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