A gestão eficiente é um dos pilares para manter a saúde financeira e a organização de qualquer empresa. Nesse contexto, a conciliação de cartões corporativos e o reembolso de despesas dos colaboradores são processos básicos, mas muitas vezes trabalhosos e propensos a erros, especialmente quando feitos de forma manual.
Com o avanço da tecnologia, a inteligência artificial (IA) e o Open Finance surgem como aliados para transformar esses processos, trazendo mais agilidade, precisão e controle para o setor financeiro. Descubra mais sobre:
O que é conciliação de cartão corporativo e reembolsos?
A conciliação de despesas realizadas por meio de cartão de crédito corporativo é uma variante da conciliação bancária. Aqui, a empresa analisa, por meio da fatura, as compras feitas pelos funcionários que são portadores de cartão corporativo. Cada compra realizada precisa ser suportada por documentos comprobatórios – notas fiscais, recibos, faturas – que por sua vez devem estar alinhados com as políticas de despesas que podem ser executadas pelos colaboradores. A conformidade interna eventualmente exigirá aprovações de alguma despesa realizada por meio do cartão e que não possa ser resolvida por regras simples.
Em resumo, o processo envolve:
O processo envolve:
- Envio dos comprovantes de despesas pelos colaboradores.
- Recebimento da fatura da operadora de cartão pela empresa.
- Comparação dos comprovantes de despesas com os itens da fatura. Eventual resolução de divergências.
- Aprovação por regras e/ou níveis hierárquicos conforme política.
- Quitação da fatura pela empresa.
De maneira análoga, a conciliação de reembolsos se refere à checagem de documentos de despesas que o empregado da empresa executou com seus próprios recursos e precisa ser ressarcido pela empresa. Mais uma vez, podem ocorrer exigências de aprovação de despesas em função da necessidade de alinhamento com todas as políticas da empresa. Por exemplo, é possível que lançamentos acima de 100 reais só possam ser reembolsados com aprovação prévia, e que despesas com restaurantes, por exemplo, não possam exceder 200 reais.
Em resumo, o processo envolve:
- Registro da despesa e envio da documentação: Quando o colaborador faz uma despesa em nome da empresa, essa transação deve ser registrada. Ele também envia recibos, notas fiscais e comprovantes, itens indispensáveis para validar a despesa. Tanto o colaborador quanto a empresa devem armazenar esses documentos para evitar problemas em auditorias.
- Adequação à política e aprovação: Deve-se averiguar se a despesa se adequa à política de reembolsos da empresa.
- Quitação e registro do reembolso: a empresa realiza o pagamento do reembolso ao colaborador, geralmente numa frequência também divulgada internamente. Há empresas que fazem reembolsos semanais, outras quinzenais e outras mensais. O lançamento deste pagamento no extrato bancário será posteriormente conciliado com os demonstrativos de reembolso.
A maior diferença entre os dois processos é que, quando se trata de pagamentos via cartão, a despesa já aconteceu em nome da empresa. Quando se trata de reembolsos, a despesa está em nome do colaborador que fez a compra até a aprovação pela empresa. Caso a despesa seja negada, apenas o colaborador deve arcar com os custos.
Principais desafios
A conciliação de despesas no cartão corporativo e reembolsos pode ser um processo trabalhoso especialmente se feita de maneira manual, exigindo que o setor financeiro gaste muitas horas conferindo faturas e notas fiscais e analisando se todas se adequam à política interna. Tal manualidade, somada à falta de integração e comunicação do time, pode ainda gerar dados espalhados e confusos.
Desse modo, as dificuldades comuns incluem:
- Volume alto de transações: O que torna o processo cansativo e demorado, especialmente se for feito manualmente.
- Controle manual: Conferir reembolsos de forma manual aumenta o risco de erros, como aceitar recibos duplicados ou valores incorretos. Muitas empresas ainda dependem de planilhas e trocas de e-mails, o que torna o processo lento e propenso a erros.
- Falta de planejamento: Um processo de reembolso eficiente exige um fluxo bem definido. Sem isso, a gestão fica desorganizada, e o colaborador pode ficar sem receber o que gastou.
- Políticas muito rígidas ou permissivas: Regras muito restritas podem prejudicar o colaborador, enquanto políticas muito flexíveis aumentam os gastos da empresa. O ideal é criar um equilíbrio, garantindo que as despesas essenciais sejam reembolsadas sem abrir espaço para abusos.
- Falta de centralização: Sem uma plataforma integrada, os dados ficam espalhados entre diferentes fontes, dificultando o controle e aumentando o risco de atrasos.
- Aprovações complexas: Hierarquias com múltiplos níveis de aprovação desaceleram o processo. Quanto mais pessoas envolvidas, maior o tempo de espera para o reembolso ser concluído.
Como a IA e o Open Finance podem auxiliar os reembolsos aos funcionários e a conciliação do cartão de crédito
A inteligência artificial (IA) e o Open Finance trazem inovação e eficiência para a conciliação de cartões corporativos e os reembolsos aos funcionários ao automatizarem processos manuais e promoverem maior integração entre sistemas financeiros.
A IA, com sua capacidade de ler, interpretar e cruzar dados de recibos, notas fiscais e faturas, agiliza a verificação das despesas, identificando rapidamente possíveis erros, cobranças duplicadas e gastos fora da política da empresa, sem a necessidade de intervenção humana constante.
A IA também pode gerar relatórios detalhados e previsões de gastos com base nos dados coletados, permitindo que a empresa ajuste suas políticas de reembolso e cartões corporativos de forma mais inteligente e equilibrada — garantindo que os colaboradores sejam ressarcidos de maneira célere, sem comprometer a saúde financeira da organização. Além disso, a IA pode aprender com os dados históricos da empresa, reconhecendo padrões e até mesmo sinalizando despesas incomuns ou suspeitas, ajudando na prevenção de fraudes e no controle de excessos.
O Open Finance, por sua vez, permite a conexão direta com instituições financeiras, oferecendo acesso ágil ao histórico de transações, movimentações bancárias e lançamentos das faturas de cartão. Por exemplo, no contexto da conciliação de despesas com cartão, isso significa que, ao registrar uma despesa no sistema corporativo, o colaborador pode ter sua transação imediatamente comparada com os dados da fatura de cartão, acelerando o processo de conferência.
Além disso, a integração da IA com o Open Finance possibilita a criação de fluxos automáticos de aprovação de reembolsos, onde despesas que seguem as políticas da empresa podem ser validadas e reembolsadas quase instantaneamente. Isso reduz o tempo de espera dos colaboradores e diminui a carga de trabalho da equipe financeira, que pode focar em análises mais estratégicas em vez de tarefas repetitivas.
Por fim, a combinação entre IA e Open Finance oferece relatórios mais completos e precisos para os gestores financeiros. Eles ganham uma visão em tempo real dos reembolsos e despesas corporativas, o que ajuda na tomada de decisões estratégicas e no controle do fluxo de caixa da empresa. Essa integração não só otimiza processos, mas também fortalece a saúde financeira do negócio.
Outro ponto importante é a centralização dos dados: com uma plataforma integrada que reúne todas as informações de despesas, faturas, políticas internas e movimentações bancárias, a empresa ganha uma visão completa e em tempo real das suas finanças. Isso não só ajuda a manter o controle dos gastos corporativos, mas também facilita auditorias internas e a prestação de contas.
Como a Limoney pode ajudar na conciliação de cartões corporativos e reembolsos:
Um dos principais benefícios da Limoney é a automação da conciliação de cartões corporativos. Em vez de depender de um processo manual e demorado, a plataforma cruza automaticamente os documentos comprobatórios de despesas com as faturas emitidas pelas operadoras de cartão de crédito, facilitando a conciliação.
A inteligência artificial integrada na plataforma da Limoney permite identificar padrões de gastos, ajudando a detectar cobranças indevidas ou taxas excessivas antes que se tornem um problema. A IA analisa as transações de forma eficiente e precisa, o que permite que as empresas evitem fraudes e paguem apenas o que realmente deve.
Através da automação do processo de verificação de recibos e notas fiscais, a plataforma garante que todos os gastos feitos pelos colaboradores em nome da empresa sejam reembolsados corretamente, dentro das políticas da empresa. O uso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e machine learning ajuda a analisar e validar os comprovantes de forma rápida e eficiente, reduzindo a burocracia e o tempo de processamento.
Conclusão:
A combinação entre inteligência artificial e Open Finance representa uma evolução na gestão de reembolsos e na conciliação de cartões corporativos. Além de automatizar tarefas repetitivas e reduzir erros, essas tecnologias oferecem mais transparência, agilidade e inteligência para as decisões financeiras da empresa.
Plataformas como a Limoney mostram como a integração de IA e Open Finance pode simplificar processos complexos, melhorar o controle de gastos e garantir que colaboradores sejam reembolsados de forma rápida e justa — sem comprometer o equilíbrio financeiro do negócio.
