Digitar manualmente informações financeiras está se tornando menos frequente. Com a chegada da inteligência artificial (IA) aplicada ao setor financeiro, empresas agora podem processar documentos automaticamente, sem a necessidade de entrada manual de dados. Saiba mais:
O método tradicional: receber, digitar, conferir
Para um exemplo prático de como a IA pode reduzir a entrada de dados no financeiro, vamos revisitar o passo a passo de um dos processos mais trabalhosos do departamento: a conciliação de notas fiscais.
Imagine o seguinte cenário: a empresa recebe uma nota fiscal por e-mail. Um analista financeiro precisa abrir o anexo, identificar o valor, a data, o CNPJ do emissor, a descrição dos itens e, então, lançar tudo isso no sistema. Esse processo é conhecido como data entry, ou entrada de dados — e além de ser repetitivo e cansativo, está sujeito a erros humanos.
Após o lançamento, outro colaborador precisa revisar as informações para garantir que tudo esteja certo. Em empresas com alto volume de transações, esse processo consome horas e exige uma equipe robusta apenas para manter a operação funcionando.
Some essa complexidade ao fato de que, no Brasil, as notas fiscais se dividem principalmente em dois tipos: de produtos (emitidas por sistemas estaduais) e de serviços (geralmente emitidas por prefeituras). Ainda temos o regime Simples, onde as emissões são centralizadas pelo Governo Federal. Com mais de 5 mil municípios no país, podemos dizer que há mais de 5 mil modelos de notas fiscais de serviço, cada um com seu layout, terminologia e posicionamento de campos.
Por exemplo, o campo “CNPJ” poderia estar à esquerda em uma cidade, à direita em outra, e até receber diferentes nomes, como “CNPJ do contribuinte” ou “CNPJ do prestador”. Cada nota, nesse cenário, precisa ser minuciosamente conferida.
Inteligência Artificial no financeiro: digitar é opcional
Com a automação por IA, esse processo muda completamente. Ao reconhecer fontes originais como notas fiscais, extratos bancários e comprovantes de pagamento, os sistemas inteligentes extraem os dados automaticamente e os categorizam sem ou com pouca intervenção humana.
Isso significa que, ao receber uma nota fiscal em PDF, por exemplo, o sistema com IA pode ler os dados, preencher os campos do sistema de gestão financeira e até disparar alertas para aprovação, agendamento de pagamento ou conciliação com lançamentos anteriores, tudo sem digitar uma linha sequer.
A IA “lê” esses documentos, reconhece os campos relevantes (como CNPJ, data de vencimento, valor, descrição), e realiza o input automático no sistema de gestão financeira utilizado pela empresa. Com isso, tarefas repetitivas que derivam da entrada dos dados, como conciliação de despesas, comprovação de gastos corporativos no cartão de crédito e reembolso de despesas podem ter todo o seu início automatizado, liberando a equipe para focar em atividades de maior valor agregado.
Resultados imediatos: menos erro, mais tempo
A principal vantagem da automação da entrada de dados com IA é a redução de erros operacionais. Quando um sistema automatizado insere as informações no lugar certo, com base em regras predefinidas, a margem de falhas diminui significativamente.
Além disso, as empresas ganham velocidade e produtividade. O que antes tomava bons minutos para ser feito manualmente, agora pode levar segundos com a ajuda da IA. E isso se traduz em economia de tempo, dinheiro e esforço.
Conclusão: A automação já começou
Na Limoney, ajudamos negócios a automatizar tarefas operacionais como o input de dados financeiros, integrando inteligência artificial às rotinas de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa. Com tecnologias como leitura automática de notas fiscais e sistemas inteligentes de conciliação, é possível reduzir a entrada manual de dados.
Segundo Irene Barretto, CEO e Co-founder da Limoney Tecnologia e Gestão Financeira, essa transformação vai além da digitalização:
“Estamos vivendo uma mudança de mentalidade. Automatizar a entrada de dados com IA não é apenas sobre ganhar tempo, é sobre liberar o time financeiro para atuar de forma mais valiosa, com foco na análise dos dados e na tomada de decisão. Quando a tecnologia cuida da rotina operacional, a inteligência humana pode se dedicar à gestão.”Esse é o caminho que já está sendo trilhado pelas empresas mais ágeis e preparadas para o futuro. A automação aumenta o potencial do profissional financeiro, e com as ferramentas certas, como as oferecidas pela Limoney, esse futuro já está disponível no presente.
