Controlar o Contas a Receber é um dos maiores desafios da gestão financeira para muitas empresas. Em negócios com alta recorrência de faturamento, a ausência de controle adequado dos recebíveis pode desencadear falta de caixa, maiores riscos de inadimplência e comprometimento da produtividade no dia a dia financeiro. Nesse cenário, os fluxos de automação surgem para otimizar processos, garantir previsibilidade e liberar tempo das equipes para tarefas mais estratégicas.
A automação do Contas a Receber envolve processos como a emissão de instrumentos de cobrança, o monitoramento contínuo dos valores recebidos e a conciliação automática dos recebimentos. De forma semelhante ao que ocorre no Contas a Pagar, essa automatização contribui para a diminuição de erros nas cobranças, fortalece o relacionamento com os clientes e otimiza a gestão do fluxo de caixa da empresa.
O que são fluxos de automação?
Fluxos de automação são sequências programadas de ações que ocorrem automaticamente com base em gatilhos predefinidos, como prazos, respostas do cliente ou status de pagamento, podendo inclusive utilizar Inteligência Artificial para aprimorar pontos de tomada de decisão. Ao invés de um analista precisar emitir manualmente uma nota fiscal, enviar por e-mail, controlar em planilhas e acompanhar vencimentos, o sistema faz isso automaticamente, com precisão e rastreabilidade.
Esses fluxos podem incluir tarefas como conciliação de notas e boletos, alertas de vencimento, registro de atraso, e disparo de ações de cobrança. O resultado é um processo financeiro padronizado e escalável.
Outra vantagem é a rastreabilidade das ações de recebimento. O processo pelo qual um pagamento passa ao ser recebido pela empresa inclui faturamento, lançamento, cobrança, conciliação, baixa e gestão da inadimplência. A automação em fluxos permite monitorar exatamente em qual destas etapas um determinado recebimento está, tornando transparente para a área financeira quais ações já foram realizadas, por quem e quais são os próximos passos previstos.
Do faturamento ao caixa: o fluxo completo
Um bom fluxo de automação cobre toda a jornada do Contas a receber, com etapas claras:
- Emissão da nota fiscal: após o lançamento de um serviço ou fechamento de um ciclo mensal, emite-se a nota fiscal com base em dados previamente cadastrados, como valores, CNPJ do cliente e descrição do serviço.
- Emissão de instrumentos de cobrança: o sistema pode emitir instrumentos de cobrança, como boletos, códigos para Pix, links para pagamento via cartão etc;
- Lembretes ao cliente: o sistema pode emitir lembretes antes do vencimento, evitando os atrasos por esquecimento.
- Acompanhamento do vencimento: sistemas inteligentes monitoram a data de vencimento e, se o pagamento não ocorrer, iniciam uma régua de cobrança com ações automáticas.
- Conciliação de recebíveis: quando o cliente realiza o pagamento, o sistema identifica automaticamente o valor recebido, cruza os dados com a nota fiscal/fatura correspondente e dá a baixa na pendência de recebimento, garantindo que os registros estejam alinhados e evitando erros de baixa manual.
- Gestão da inadimplência: se o atraso ultrapassar prazos previamente configurados, o fluxo pode recomendar ações como negativação, protesto e envio para negociação com condições específicas. Todo o histórico é associado a cada recebimento para rastreamento.
Benefícios da automação em comparação ao processo manual
Realizar essas tarefas de forma manual exige controle rigoroso de vários documentos, uso de arquivos de apoio como planilhas, dependência de múltiplos profissionais e alto risco de erro humano. Com a automação, a empresa ganha em:
- Redução de erros e aumento da precisão
A automação diminui significativamente os erros humanos, como digitação incorreta ou duplicação de dados, garantindo maior qualidade, confiabilidade e conformidade fiscal nos registros e documentos. - Eficiência operacional e economia de tempo
Tarefas repetitivas como faturamento, cobrança e conciliação bancária são realizadas mais rapidamente, liberando a equipe para atividades estratégicas e reduzindo o tempo operacional. - Melhoria no fluxo de caixa e diminuição da inadimplência
A automação permite cobranças regulares e estruturadas, envio automático de lembretes e facilidades de pagamento, o que acelera os recebimentos e reduz a inadimplência. - Análise de dados mais precisa e decisões estratégicas
Com dados organizados e atualizados, a empresa pode usar ferramentas de Business Intelligence para tomar decisões mais rápidas e bem fundamentadas, ajustando suas estratégias conforme o desempenho financeiro. - Compliance e segurança nas operações financeiras
Sistemas automatizados garantem que os processos estejam de acordo com as normas legais e fiscais, registrando todas as transações e facilitando auditorias e rastreamento de informações. - Padronização dos processos financeiros
A automação permite que todas as etapas, do faturamento ao recebimento, sigam fluxos definidos e consistentes, evitando variações que causam erros e garantindo mais controle e previsibilidade nas operações. - Escalabilidade operacional
Com processos automatizados, a empresa consegue crescer. Isso facilita a gestão de um número maior de contratos, clientes ou transações sem perda de qualidade.
Posicionamento Limoney
Os fluxos automatizados do Painel Financeiro Limoney auxiliam as empresas ao oferecer um controle centralizado, ações programadas e integração de instituições financeiras via Open Finance. A partir de uma visão consolidada dos recebíveis, o gestor consegue acompanhar em tempo real o status de cada cobrança, o que elimina a dependência de múltiplas planilhas e torna a análise do fluxo de caixa mais eficiente.
Para Irene Barretto, CEO e Co-founder da Limoney, fluxos de automação são especialmente importantes para estruturar o Contas a Receber de empresas que trabalham com recorrência. “A recorrência exige disciplina e previsibilidade. Quando automatizamos o faturamento e a régua de cobrança, não só evitamos esquecimentos e retrabalho, como também criamos uma rotina clara de relacionamento financeiro com o cliente”, afirma Irene.
