Otimize a gestão de fluxo de caixa da sua agência com conciliação bancária automática e sistema inteligente de recebimentos. Veja como a Limoney pode ajudar.
A Gestão do Contas a Receber é um desafio constante no manejo do fluxo de caixa, ainda mais em agências de publicidade, assessorias de imprensa e PR – que operam com contratos com recebimentos irregulares e cobranças variáveis em função da prestação de serviços.
Falamos com Luma Palomba, Finance & Office manager da Azzi + Co e Carlos Vinicius C. Ramos, Consultor Financeiro da Coolab Digital para saber um pouco mais sobre os desafios nessas empresas para aumentar o controle sobre o fluxo de caixa e manter a agilidade no dia a dia financeiro.
Quem são as agências de publicidade e PR brasileiras?
Empresas de comunicação no Brasil – como agências de publicidade, assessorias de imprensa e PR – são organizações que atuam na produção, distribuição e gestão de conteúdos informativos, publicitários e de entretenimento por meio de diferentes plataformas, como televisão, rádio, jornais, revistas, internet e redes sociais. Elas exercem papel central na formação da opinião pública, na mediação entre fatos e sociedade e na construção de narrativas sobre o país.
Atuando em um ambiente altamente dinâmico e criativo, essas empresas prestam serviços personalizados e muitas vezes intangíveis, com projetos que variam em escopo, duração e formas de entrega. Essa diversidade de formatos e modelos contratuais torna seus fluxos financeiros especialmente complexos, exigindo uma gestão de caixa precisa, flexível e adaptada às suas especificidades.
Por que a gestão de fluxo de caixa é complexa nas empresas de PR e publicidade?
Empresas de publicidade, assessorias de imprensa e PR atuam com múltiplos clientes, com contratos recorrentes que podem incluir recebimentos de prazos longos, diferentes formas de pagamento por parte dos clientes – como boletos ou transferências PIX – e condições de crédito personalizadas para cada contratante. Comumente, os recebimentos podem levar até 90 dias, enquanto as despesas operacionais não param.
Além do mais, projetos criativos costumam envolver múltiplas fases e entregas parciais, o que pode causar dúvidas tanto nos clientes quanto nas equipes sobre quais etapas já foram concluídas e quais valores estão prontos para serem faturados.
“Muitas vezes os trabalhos são criativos, com várias entregas e etapas. Isso gera confusão nos clientes e nos próprios times internos do Financeiro sobre o que foi entregue e o que já pode ser cobrado. Além disso, há resistência de alguns clientes em pagar adiantado, mesmo em projetos que exigem investimento inicial nosso como um evento, por exemplo”, diz Luma Palomba, Finance & Office manager da Azzi + Co.
Todas essas realidades dificultam a conciliação de recebimentos e o registro contábil. O descompasso entre entradas e saídas torna urgente a adoção de um fluxo de caixa regrado. Sem esse controle, as empresas se tornam vulneráveis a atrasos, multas, perda de fornecedores e dificuldades para cumprir obrigações fiscais e trabalhistas.
“Sem um bom processo de conciliação bancária, todo o planejamento do caixa fica comprometido. A empresa poderá ter problemas operacionais na execução de seus projetos (…). O caixa é a grande fonte de financiamento operacional. Sem uma boa gestão do caixa, a empresa trava e até pode ir à falência.” — Carlos Vinicius C. Ramos, Consultor Financeiro da Coolab Digital.
Embaraços típicos da conciliação de recebimentos em empresas de publicidade e PR
Em resumo, o financeiro nesse setor convive com um ambiente de alta variabilidade e pouca previsibilidade. Os principais desafios incluem:
- Recebíveis fragmentados: contratos podem envolver pagamentos em parcelas, comissões intermediárias e diferentes métodos como boletos, transferências ou cartões. Isso torna a conciliação bancária ainda mais complexa.
- Fluxo de cobrança confuso: os projetos criativos muitas vezes são compostos por várias entregas e fases, o que gera dúvidas tanto nos clientes quanto nas equipes internas sobre o que já foi entregue e o que pode ser efetivamente cobrado. Isso compromete o timing da emissão de cobranças e exige alinhamento constante com os times de atendimento e produção.
- Disrupções no fluxo de recebimento: mesmo em projetos que demandam investimento inicial significativo, como eventos ou campanhas com produção própria, é comum a resistência de clientes em realizar pagamentos adiantados. Isso pressiona o fluxo de caixa da empresa e aumenta o risco financeiro da operação.
O impacto da conciliação bancária manual em empresas do setor de publicidade e PR
Mesmo nas empresas com ERPs implantados, muitas ainda fazem conciliação de recebimentos de forma manual ou em planilhas paralelas. Quando se fala em registros inconstantes ou de pequenos recebimentos, o tradicional Excel ainda é a ferramenta mais utilizada.
Ainda que a gestão por planilhas seja uma realidade para boa parte do setor, o volume de atenção e organização necessários ainda oferece riscos. Erros de digitação, fórmulas quebradas e falta de versionamento podem gerar retrabalho e decisões imprecisas. Isso se agrava quando se considera o tempo perdido na conferência de extratos bancários e lançamentos, muitas vezes feita linha a linha.
Carlos Vinicius C. Ramos, consultor financeiro da Coolab Digital, enxerga de forma negativa a aplicação de processos manuais na gestão financeira, dado o risco de erros e o volume de tempo despendido.
“Empresas que ainda utilizam planilhas eletrônicas e processos manuais estão mais suscetíveis a erros e perda de dados na gestão financeira, bem como investem muito tempo com a execução destas rotinas”, alerta. “É algo improdutivo e ineficiente (…) A importância desta automatização não é somente ganho de produtividade, mas principalmente maior exatidão na gestão das movimentações bancárias, do controle de recebimentos, maior assertividade na gestão da cobrança e do risco de inadimplência”.
Essa integração entre dados bancários e registros financeiros melhora diretamente a qualidade da gestão de fluxo de caixa e reduz a chance de erro humano. De acordo com Irene Barreto, CEO e co-founder da Limoney, a maioria dos ERPs disponíveis no mercado não contempla conciliação bancária de forma eficiente – e quando fazem, ainda exigem conferência manual dos comprovantes.
A partir dessa dor recorrente em seus atendimentos às empresas do setor, Irene e seus sócios fundaram a Limoney, uma plataforma que une Open Finance e Inteligência Artificial para automatizar o cruzamento de dados bancários, documentos comprobatórios e fluxos de cobrança e recebimento.
O que faz o Painel Financeiro da Limoney diferente
O que torna o Painel Financeiro da Limoney diferente é sua capacidade de automatizar tarefas que antes exigiam horas diárias das equipes financeiras. Afinal, como destaca Irene, “o uso da tecnologia certa pode transformar a rotina financeira liberando tempo para ser aplicado em atividades de maior valor agregado ao negócio”.
Por meio do uso de inteligência artificial e da conexão com dados bancários via Open Finance, a plataforma permite:
- importação automática de extratos e documentos
- cruzamento entre comprovantes e lançamentos
- execução de conciliações bancárias ao longo do dia
- baixa de relatórios
- consultas e buscas inteligentes
- Análise de clientes
- Gestão da inadimplência
Além disso, o Painel Financeiro conta com uma usabilidade intuitiva. Isso permite facilmente entender o que já foi entregue e o que pode ser efetivamente cobrado. Os fluxos automatizados permitem entender com clareza o que já foi recebido, o que está vencido e o que ainda vencerá.
Outras funcionalidades incluem a análise de clientes com base no histórico de pagamento, que permite visualizar os que mais contratam serviços, os que mais pagam em dia e os mais inadimplentes – permitindo assim, também, uma análise da inadimplência mais assertiva, com visualidade dos maiores gargalos e principais oportunidades de renegociação. O Painel Financeiro Limoney oferece conjuntamente alertas automáticos que ajudam a reduzir a inadimplência ao lembrar os clientes antes dos prazos de pagamento.
Com dados confiáveis sempre atualizados, torna-se possível tomar decisões mais rápidas e seguras, como renegociar prazos ou antecipar receitas com embasamento. A automação também contribui para o compliance, ao organizar documentos e integrar informações de entradas e saídas, reduzindo erros e mitigando fraudes.
Benefícios diretos para o caixa e para a operação
- Visibilidade diária: relatórios mostram com clareza o que já foi recebido, o que está atrasado e o que vencerá.
- Redução da inadimplência: alertas automáticos lembram os clientes antes do vencimento. Tomada de decisão ágil: com dados confiáveis, é possível negociar prazos ou antecipar receitas com segurança.
- Compliance automatizado: padronização dos documentos e integração contábil reduzem erros e riscos fiscais.
Fluxo de caixa: hora de evoluir
A gestão de fluxo de caixa em empresas de publicidade, assessorias de imprensa e PR exige velocidade, previsibilidade e precisão. Automatizar a conciliação de recebimentos e adotar um sistema de fluxo de caixa com conciliação bancária automática são decisões que liberam o time financeiro para pensar mais estrategicamente e menos operacionalmente. O futuro da comunicação passa também por uma gestão financeira mais otimizada.Logo, modernizar a gestão do Contas a Receber pode se tornar uma vantagem competitiva. Na Limoney, entendemos as dores financeiras das empresas de publicidade, assessorias de imprensa e PR e oferecemos soluções personalizadas para tornar seu time financeiro mais estratégico, rápido e preciso.
