Tecnologia amplia a automação de tarefas, melhora o controle de documentos fiscais e agiliza decisões
Empresas brasileiras vêm adotando soluções com inteligência artificial para lidar com documentos de fornecedores, principalmente em departamentos financeiros. A IA ajuda a superar a diversidade de formatos dos documentos no país e reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas, oferecendo mais agilidade e confiabilidade à gestão de pagamentos.
A leitura de notas fiscais – apenas como exemplo ilustrativo – sempre foi particularmente desafiadora. Com mais de 5 mil cidades que emitem suas próprias notas, os modelos de nota de serviço variam em estrutura, nomenclatura e layout, sendo que cada fornecedor emite notas com base no modelo de seu município.
Imagina se cada fornecedor vem de uma cidade diferente? Nessa complexidade, uma tarefa demorada é o matching do que o fornecedor entregou com o que a empresa esperava, ou seja, a conferência entre o pedido feito e o que foi efetivamente fornecido, garantindo que o pagamento esteja correto e justificado.
Sistemas tradicionais exigem formatos fixos para extrair campos como CNPJ, valor e data. Já a IA é capaz de aprender com exemplos variados e identificar informações mesmo quando os documentos não seguem o mesmo padrão visual. A tecnologia combina recursos como aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural e OCR (sigla em inglês para Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa combinação permite reconhecer e extrair dados de documentos digitalizados, interpretando textos mesmo com pequenas variações.
Assim, a automação de tarefas antes feitas manualmente se torna viável em larga escala. Um dos processos-chave beneficiados pela IA é o batimento das notas fiscais com os pedidos de compra. Essa conferência garante que as informações financeiras estejam alinhadas e que os pagamentos sejam feitos com base em dados corretos, evitando divergências que podem causar problemas fiscais ou contábeis.
Além disso, a inteligência artificial pode automatizar a verificação das autorizações dos pedidos de compra, assegurando que cada pagamento só seja efetuado se estiver devidamente aprovado conforme as políticas internas da empresa. Isso ajuda a prevenir pagamentos indevidos e fortalece o controle financeiro.
Após essas etapas, o envio dos dados e autorizações para a organização bancária também pode ser acelerado e monitorado com o apoio da IA. Ela possibilita o preparo automático das informações necessárias para o pagamento, garantindo que as transações sejam feitas dentro dos prazos e conforme as regras fiscais, o que melhora o fluxo de caixa e reduz erros operacionais.
Por fim, a auditoria dos processos financeiros se torna mais eficiente com a inteligência artificial, que permite rastrear e registrar cada etapa do pagamento, facilitando revisões internas e garantindo conformidade com as normas fiscais e contábeis. A IA gera relatórios detalhados e detecta possíveis anomalias ou inconsistências que exigem atenção, tornando a auditoria mais precisa e menos trabalhosa.
Principais tecnologias aplicadas na automação com IA:
- OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): converte imagens de documentos em texto pesquisável e estruturado.
- Processamento de Linguagem Natural (PLN): interpreta conteúdos textuais e extrai informações relevantes de notas fiscais, contratos e e-mails.
- Aprendizado de Máquina (Machine Learning): reconhece padrões nos dados e melhora automaticamente com o uso contínuo.
- RPA (Automação Robótica de Processos): executa tarefas repetitivas e operacionais, como lançamento de dados em sistemas.
- IA Generativa: cria textos e resumos automatizados para contratos, propostas comerciais e análises de compliance.
Os processos de pagamento a fornecedores, até recentemente, envolviam exclusivamente etapas operacionais que exigiam atenção a prazos, precisão nos dados e conformidade fiscal. Havia grande risco de erros e retrabalho. A IA entra nesse cenário como uma ferramenta para aumentar a eficiência sem depender de padrões rígidos nos documentos.
Com esses recursos, as equipes financeiras conseguem agilizar rotinas, evitar falhas na digitação e manter maior controle sobre as obrigações fiscais. À medida que o sistema processa mais documentos, torna-se mais preciso, contribuindo para decisões melhores e maior previsibilidade no fluxo de caixa. No Painel Financeiro da Limoney, por exemplo, é possível visualizar informações extraídas automaticamente de diferentes tipos de nota fiscal, centralizando dados que antes estavam dispersos em planilhas ou sistemas manuais e processando de forma automatizada.
Conclusão: IA como aliada da eficiência e ganho de produtividade
A adoção da inteligência artificial na gestão de pagamentos e no relacionamento com fornecedores vem redefinindo fluxos de trabalho, aumentando a produtividade, ampliando a capacidade analítica das equipes e fortalecendo a cultura de dados dentro das organizações.
Contudo, a verdadeira inovação ocorre quando essas ferramentas são acompanhadas por uma mudança cultural que valoriza a aprendizagem contínua e a adoção de novas tecnologias. Assim, torna-se fundamental também capacitar os times a compreender e usar criticamente a IA abrindo caminho para negócios mais competitivos e sustentáveis no longo prazo.
Isso exige não apenas investimento em soluções técnicas, mas também compromisso com o desenvolvimento. O futuro das finanças está nos dados, mas, acima de tudo, nas pessoas que sabem usá-los com inteligência.
