A gestão do Contas a Pagar nas agências pode ser muito mais eficiente com o apoio da conciliação bancária automatizada e de sistemas inteligentes de pagamentos. Descubra como a Limoney pode ser sua aliada nesse processo.
Agências de publicidade, assessorias de imprensa e PR lidam constantemente com desafios na gestão do Contas a Pagar. O dia a dia bastante pressionado pelo tempo e a gestão de produções de muitos clientes multiplica o número de fornecedores, tornando mais desafiadora a previsibilidade de pagamentos.
Nesse contexto, contar com uma conciliação bancária automatizada se torna um aliado para garantir controle, previsibilidade e agilidade nas finanças.
Falamos com Luma Palomba, Finance & Office manager da Azzi + Co e Carlos Vinicius C. Ramos, Consultor Financeiro da Coolab Digital para saber um pouco mais sobre os desafios do Contas a Pagar nessas empresas.
O que são, afinal, as agências de publicidade, assessorias de imprensa e PR?
Agências de publicidade, assessorias de imprensa e PR do Brasil atuam na criação, produção e gestão de conteúdos para diferentes canais, como TV, rádio, internet, redes sociais, mídia impressa e eventos. Além de construir narrativas e gerar entretenimento, são protagonistas na mediação entre as marcas e a sociedade.
Trabalhando em um ambiente criativo e de alta dinamicidade, essas empresas oferecem serviços personalizados, muitas vezes intangíveis, com projetos que variam bastante em formato, duração e escopo. Por isso, precisam de uma gestão financeira extremamente flexível e adaptada à diversidade dos seus contratos.
Por que o Contas a Pagar é complexo nesse mercado?
Pressionada pela agilidade nas produções feitas para cada cliente, é comum que uma agência de comunicação tenha múltiplos fornecedores, inclusive vários que trabalham de forma esporádica. Isso gera uma multiplicidade de pagamentos para realizar e controlar todos os dias, trazendo desafios de organização para essas empresas.
Além do mais, os gastos físicos e logísticos inesperados são comuns. Empresas de comunicação frequentemente precisam comprar materiais como papéis, caixas, fitas, envelopes e brindes para mídia kits, seedings, protótipos e MVPs. Também são comuns gastos com correios, transporte para eventos, locações e shootings fotográficos. Boa parte dessas despesas surge de última hora, sem aviso.
É ainda mais comum o uso de diferentes meios de pagamento, como TEDs, Pix, cartões e reembolsos, com documentos diversos (notas fiscais, recibos, prints de transferências). A natureza dos serviços prestados também costuma gerar diversas despesas que são reembolsáveis pelos clientes, adicionando uma capa de controle nos requerimentos financeiros.
Essa realidade torna a gestão financeira altamente suscetível a desequilíbrios pontuais no caixa, o que pode ocasionar atrasos e penalidades. Todos esses fatores dificultam a conciliação de pagamentos e a construção de boas projeções de fluxo de caixa.
Como alerta Carlos Vinicius C. Ramos, consultor financeiro da Coolab Digital:
“Sem um bom processo de conciliação bancária, todo o planejamento do caixa fica comprometido. A empresa poderá ter problemas operacionais na execução de seus projetos, no pagamento a fornecedores, salários e impostos. O caixa é a grande fonte de financiamento operacional. Sem uma boa gestão do caixa, a empresa trava e até pode ir à falência.” — Carlos Vinicius C. Ramos, Consultor Financeiro da Coolab Digital.
O peso da conciliação manual nas empresas de comunicação
Apesar de muitas utilizarem ERPs, é comum que boa parte do processo de conciliação bancária em agências de publicidade, assessorias de imprensa e PR ainda seja feito manualmente, especialmente quando se trata de pagamentos menores e mais dispersos.
Isso acontece pois esse modelo de trabalho oferece mais segurança e praticidade, tendo em vista a maioria dos modelos de ERPs atuais. Planilhas paralelas e conferências linha a linha dos extratos bancários ainda são rotina e, quando se fala em registros inconstantes ou de pequenos pagamentos, o tradicional Excel ainda é a ferramenta mais utilizada.
Luma Palomba, Finance & Office Manager da Azzi + Co, destaca a prática do controle manual para a conciliação de gastos pequenos e variados.
“O que mais consome tempo no nosso dia a dia é a análise das despesas dos clientes para reembolso. Como geralmente são muitos gastos, na maioria das vezes com valores pequenos e variados, fazemos esse controle de forma manual. Recebemos os comprovantes e registramos tudo em planilhas separadas por cliente, o que exige bastante atenção e organização “. — Luma Palomba, Finance & Office Manager da Azzi + Co.
Ainda que a gestão por planilhas seja uma realidade para boa parte do setor, o volume de atenção e organização necessários ainda oferece riscos: erros de digitação, quebra de fórmulas e retrabalho são comuns. Além disso, o tempo investido em tarefas operacionais limita a capacidade do financeiro de atuar estrategicamente.
Carlos Vinicius, Consultor Financeiro da Coolab Digita, reforça:
“Empresas que ainda utilizam planilhas eletrônicas e processos manuais estão mais suscetíveis a erros e perda de dados na gestão financeira, bem como investem muito tempo com a execução destas rotinas”, alerta. “É algo improdutivo e ineficiente (…) A importância desta automatização não é somente ganho de produtividade, mas principalmente maior exatidão na gestão das movimentações bancárias, (…) maior assertividade na gestão da cobrança e do risco de inadimplência “. — Carlos Vinicius C. Ramos, Consultor Financeiro da Coolab Digital.
Por que muitos ERPs ainda não dão conta da conciliação bancária para agências de publicidade e PR?
Os profissionais entrevistados para a escrita deste artigo fazem bons usos de seus ERPs, mas alertam que várias melhorias podem ser promovidas. Luma destaca que sente a necessidade de revisar manualmente todas as entradas e saídas, uma vez que o sistema que utiliza não é completamente eficaz.
“Hoje usamos um ERP voltado para pequenas e médias empresas que oferece conciliação automática e, dentro do nosso volume, atende bem. No entanto, ainda percebo que não é 100% eficaz, o que já vem sendo atualizado por parte deles. Ainda assim prefiro sempre revisar todas as entradas e saídas comparando com o extrato bancário, para garantir que nada tenha passado sem conciliação “. — Luma Palomba, Finance & Office Manager da Azzi + Co.
Essa deficiência na confiança nas ferramentas, ainda que elas se mostrem úteis, ainda compromete a agilidade e a precisão do controle financeiro, aumentando o risco de erros e retrabalhos.
Irene Barreto, CEO e Co-founder da Limoney, explica que essa é uma dor muito comum no mercado. Segundo ela, poucos ERPs conseguem conciliar automaticamente os dados bancários com os comprovantes de forma eficaz. Frequentemente, ainda dependem de conferências manuais, o que torna o processo mais lento.
Nesse contexto, a Limoney nasceu para resolver esse problema. A plataforma usa Open Finance e Inteligência Artificial para automatizar todo o cruzamento de dados financeiros: extratos, documentos e informações de pagamento.
O diferencial do Painel Financeiro da Limoney
O diferencial da Limoney é eliminar tarefas manuais que antes ocupavam horas do time financeiro. Para resolver esse problema, a Limoney faz a leitura automática de extratos bancários, realiza o cruzamento inteligente de comprovantes, classifica automaticamente as saídas e gera relatórios e alertas financeiros intra-diariamente.
Na prática, basta anexar um boleto ou nota fiscal que o sistema identifica, classifica e relaciona automaticamente com a saída correspondente. Cria-se, assim, um fluxo automatizado com todas as etapas do pagamento a cada fornecedor até a baixa dos compromissos no Contas a Pagar. Isso ajuda a evitar a inadimplência da empresa e a prevenir a gestão de caixa.
O ganho não é só de tempo: com dados confiáveis sempre atualizados, torna-se possível tomar decisões mais rápidas e seguras, como negociar prazos para pagamentos.
Benefícios diretos para sua operação financeira:
- Controle sobre pagamentos feitos, pendentes e a vencer;
- Alertas automáticos antes dos vencimentos, reduzindo inadimplência;
- Decisões mais rápidas e seguras, com dados financeiros sempre atualizados;
Evoluir o fluxo de caixa é uma necessidade
No setor de comunicação, onde prazos são curtos e a imprevisibilidade é alta, uma gestão de caixa mais assertiva e tempestiva torna-se essencial. Adotar um sistema que ofereça conciliação bancária automatizada é uma decisão basal para garantir competitividade, sustentabilidade financeira e agilidade operacional.
Na Limoney, entendemos profundamente os desafios do setor e oferecemos soluções para transformar a gestão financeira da sua empresa, liberando tempo para atividades de maior valor agregado no financeiro.
